Externe Monteure und Dienstleister sicher einsetzen: Wer ist wofür verantwortlich?

Fremdfirmen im Betrieb gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Externe Monteure warten Maschinen, Handwerksbetriebe führen Reparaturen durch, Techniker installieren Anlagen und Dienstleister übernehmen Arbeiten auf dem Firmengelände. Doch wer sorgt dafür, dass diese Personen über betriebliche Gefahren informiert sind? Wer kontrolliert ihre Qualifikation? Und wer weiß im Brandfall, wie viele externe Personen sich tatsächlich noch im Gebäude befinden?

Eine gut organisierte Fremdfirmenkoordination verbindet Arbeitsschutz, Brandschutz und betriebliche Abläufe. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, geeignete Unterweisungen, nachvollziehbare Qualifikationsnachweise und eine aktuelle Anwesenheitsübersicht.

Besonders für Produktionsunternehmen, Logistikbetriebe und größere Gewerbestandorte im Raum Freiburg und Südbaden ist das ein wichtiges Organisationsthema.

Wer ist für die Unterweisung von Fremdfirmen verantwortlich?

Grundsätzlich tragen sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer Verantwortung für einen sicheren Arbeitseinsatz.

Der Auftraggeber kennt die örtlichen Gegebenheiten. Dazu gehören interne Verkehrswege, Gefahrenbereiche, Brandschutzeinrichtungen, Maschinenanlagen sowie betriebliche Verhaltensregeln.

Der Auftragnehmer wiederum kennt die Tätigkeiten, Arbeitsverfahren und eingesetzten Arbeitsmittel seiner Beschäftigten. Er ist für deren erforderliche Qualifikation und tätigkeitsbezogene Unterweisung verantwortlich.

Nach § 8 Arbeitsschutzgesetz und § 13 Betriebssicherheitsverordnung sind die beteiligten Arbeitgeber verpflichtet, erforderliche Informationen über Gefährdungen auszutauschen und Schutzmaßnahmen abzustimmen.

Wichtig: Die Unterweisung eigener Mitarbeitender durch die Fremdfirma und die Einweisung in die besonderen Bedingungen des Auftraggeberbetriebs ergänzen sich. Keine Seite sollte davon ausgehen, dass die andere bereits sämtliche Punkte übernommen hat.

Wie solche Informationen verständlich und nachvollziehbar vermittelt werden können, zeigt auch der Leistungsbereich Sicherheitsunterweisungen von PAD Kempf.

Vor Arbeitsbeginn klären: Wer darf welche Tätigkeiten ausführen?

Bevor externe Mitarbeitende auf dem Firmengelände tätig werden, sollte feststehen, welche Arbeiten sie übernehmen und welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind.

Typische Fragen sind:

• Welche Tätigkeiten und Arbeitsbereiche sind freigegeben?
• Welche Qualifikationen und Schulungsnachweise sind notwendig?
• Sind zusätzliche Erlaubnisse oder Beauftragungen erforderlich?
• Welche persönliche Schutzausrüstung wird benötigt?
• Dürfen betriebseigene Maschinen oder Fahrzeuge verwendet werden?
• Sind die mitgebrachten Arbeitsmittel sicher und erforderliche Prüfungen aktuell?

Ein Beispiel sind Arbeiten mit Hubarbeitsbühnen. Hier sollten die erforderliche Bedienerqualifikation, die gerätebezogene Einweisung und die betriebliche Beauftragung geklärt sein. Einen Überblick über entsprechende Qualifizierungen bietet PAD Kempf bei der Ausbildung für Bedienpersonen von Arbeitsbühnen.

Auch mitgebrachte Maschinen, Leitern, elektrische Geräte und andere Arbeitsmittel sollten den geltenden Sicherheitsanforderungen entsprechen. Soweit wiederkehrende Prüfungen vorgeschrieben beziehungsweise erforderlich sind, sollten deren Nachweise vorliegen. Welche Prüfleistungen PAD Kempf anbietet, erfahren Unternehmen im Bereich UVV-Prüfungen und Arbeitsmittelsicherheit.

Bei Fahrzeugen ist außerdem zwischen einer betrieblichen Bedienerqualifikation und einer gegebenenfalls notwendigen Fahrerlaubnis für öffentliche Verkehrsflächen zu unterscheiden.

Die Fremdfirmenunterweisung: Was externe Mitarbeitende vor Ort wissen sollten

Eine betriebliche Einweisung sollte auf die tatsächlichen Gefährdungen und Arbeitsbedingungen abgestimmt sein. Für einen kurzen Wartungseinsatz können andere Informationen erforderlich sein als für mehrtägige Montagearbeiten in laufenden Produktionsbereichen.

Zu den relevanten Themen gehören beispielsweise:

• Zutrittsregeln und freigegebene Arbeitsbereiche,
• innerbetriebliche Verkehrswege und Staplerverkehr,
• Gefährdungen durch laufende Maschinen und Anlagen,
• erforderliche Schutzausrüstung und Verhaltensregeln,
• Brandalarm, Fluchtwege und Sammelstellen,
• Meldewege bei Unfällen, Störungen oder Gefährdungen,
• zuständige Ansprechpartner im Unternehmen.

Die Einweisung sollte nachvollziehbar dokumentiert und bei Veränderungen der Arbeitsbedingungen entsprechend ergänzt werden. Der Auftraggeber sollte sich zudem vergewissern, dass die Beschäftigten der Fremdfirma angemessene Anweisungen erhalten haben.

Gerade beim Brandschutz lohnt sich eine klare Abstimmung. Weitere Informationen zur betrieblichen Vorsorge und organisatorischen Maßnahmen bietet der Bereich Brandschutz bei PAD Kempf.

Anwesenheitsliste für Fremdfirmen: Wer ist gerade auf dem Betriebsgelände?

Ein häufig unterschätzter Punkt ist die aktuelle Anwesenheit externer Personen. Ein Unternehmen weiß möglicherweise, dass eine Fremdfirma mit vier Monteuren beauftragt wurde. Ob tatsächlich vier, zwei oder bereits sechs Personen vor Ort sind, ist damit noch lange nicht geklärt.

Besonders bei einem Brandalarm oder einer Räumung ist diese Information entscheidend. Nach § 10 Arbeitsschutzgesetz hat der Arbeitgeber bei seiner Notfallorganisation auch die Anwesenheit anderer Personen zu berücksichtigen.

Eine einfache Excel-Liste kann bereits helfen

Für viele Unternehmen genügt zunächst eine einfache digitale oder papiergebundene An- und Abmeldeliste an der Pforte beziehungsweise beim zuständigen internen Ansprechpartner.

Ein mögliches Excel-Schema:

Wichtig ist, dass die Liste unmittelbar bei jedem Kommen und Gehen aktualisiert wird, auch bei Pausen außerhalb des Geländes, Schichtwechseln und zusätzlichen Mitarbeitenden. So lässt sich jederzeit eine aktuelle Übersicht erstellen. Der Zugriff auf die personenbezogenen Angaben sollte auf die zuständigen Personen beschränkt und die datenschutzgerechte Aufbewahrung geregelt sein.

Im Räumungsfall kann die Übersicht dabei unterstützen, externe Personen an der Sammelstelle zu erfassen und fehlende Personen an die Einsatzleitung zu melden. Wie eine solche Anwesenheitskontrolle in die Notfallorganisation eingebunden wird, erläutert unser Beitrag Räumungsübung im Betrieb richtig organisieren.

Entscheidend ist nicht die Software, sondern die Verlässlichkeit: Eine Liste, die morgens einmal ausgefüllt und danach nicht aktualisiert wird, bietet im Notfall nur begrenzten Nutzen.

Gefährliche Arbeiten koordinieren und typische Fehler vermeiden

Zusätzliche Abstimmungen sind erforderlich, wenn Tätigkeiten verschiedener Unternehmen einander gefährden können. Das betrifft beispielsweise Instandhaltungsarbeiten während laufender Produktion, Arbeiten in der Höhe, Kranarbeiten oder Eingriffe in technische Anlagen.

Bei gegenseitigen Gefährdungen kann eine koordinierende Person erforderlich sein. Bei einer erhöhten Gefährdung durch die Verwendung von Arbeitsmitteln sieht § 13 BetrSichV ausdrücklich die schriftliche Bestellung eines Koordinators vor. Die Verantwortung der beteiligten Arbeitgeber bleibt dabei bestehen.

Ein besonders anschauliches Beispiel sind Schweiß- und Schleifarbeiten durch externe Handwerker. Hier sollten Arbeitsfreigaben, brennbare Materialien und gegebenenfalls Brandwache abgestimmt werden. Die Hintergründe erklärt unser Beitrag Heißarbeiten im Betrieb: Brandschutz bei Schweißen, Trennen und Schleifen.

Typische organisatorische Fehler sind fehlende Ansprechpartner, unvollständige Unterweisungen, ungeklärte Maschinenfreigaben oder eine veraltete Anwesenheitsliste. Ebenso problematisch ist es, wenn die Fremdfirma weitere Beschäftigte oder Subunternehmen einsetzt, ohne dass deren Zutritt und Einweisung berücksichtigt werden.

FAQ: Fremdfirmen, Unterweisung und Arbeitsschutz

1. Wer unterweist die Mitarbeitenden einer Fremdfirma?

Die Fremdfirma ist für die erforderliche Unterweisung ihrer eigenen Beschäftigten verantwortlich. Der Auftraggeber informiert über die betriebsspezifischen Gefährdungen und Verhaltensregeln. Beide Seiten stimmen erforderliche Schutzmaßnahmen miteinander ab.

2. Ist eine Fremdfirmenunterweisung Pflicht?

Die beteiligten Arbeitgeber sind zur Zusammenarbeit und zum erforderlichen Informationsaustausch verpflichtet. Der Auftraggeber muss sich je nach Tätigkeit vergewissern, dass externe Personen angemessene Sicherheitsanweisungen erhalten haben. Art und Umfang richten sich nach den Gefährdungen.

3. Ist eine Anwesenheitsliste für Fremdfirmen gesetzlich vorgeschrieben?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur Führung einer Excel-Liste in einer bestimmten Form besteht nicht. Unternehmen müssen jedoch ihre Notfallorganisation auch auf anwesende betriebsfremde Personen ausrichten. Eine aktuelle An- und Abmeldeliste ist dafür eine praktikable organisatorische Maßnahme.

4. Wer kontrolliert die Anwesenheit bei einer Räumung?

Das sollte vorab eindeutig geregelt sein. Beispielsweise kann ein betrieblicher Ansprechpartner die aktuelle Fremdfirmenliste mit den Rückmeldungen an der Sammelstelle abgleichen. Fehlende Personen werden an die zuständige Einsatzleitung gemeldet.

5. Dürfen Fremdfirmen eigene Maschinen und Arbeitsmittel mitbringen?

Grundsätzlich ja, sofern deren Verwendung abgestimmt ist und die erforderlichen Sicherheitsanforderungen erfüllt sind. Dazu gehören je nach Arbeitsmittel geeignete Qualifikationen, Unterweisungen und aktuelle Prüfnachweise. Die zulässigen Einsatzbereiche sollten vor Arbeitsbeginn geklärt werden.

Fazit: Gute Fremdfirmenorganisation beginnt vor dem ersten Arbeitseinsatz. Wer Zuständigkeiten, Sicherheitsinformationen, Qualifikationen und Anwesenheit frühzeitig klärt, schafft mehr Sicherheit für eigene Beschäftigte und externe Dienstleister. Besonders wichtig ist eine Übersicht, die nicht nur beim Arbeitsbeginn stimmt, sondern auch Stunden später noch aktuell ist.